Règlement Ekiden

Article 1 – Organisation

L’Ekiden Grandes Heures Nature est organisé le vendredi 24 Juin 2022 par le club du Doubs Sud Athlétisme (DSA) et le Festival Outdoor Grandes Heures Nature.

La manifestation s’inscrit dans la programmation du Festival Outdoor Grandes Heures Nature 2022, mis en œuvre par le Grand Besançon Métropole, dont le siège social est fixé 4 rue Plançon  25000 Besançon. Ce festival se déroulera du 24 au 26 Juin 2022 à Besançon sur le site du Parc Chamars.

Article 2 – Présentation

L’épreuve consiste à effectuer un marathon, soit 42,195km, en relais par équipe de deux à six coureurs. L’Ekiden Grandes Heures Nature propose deux formats qui donnent lieu à des classements différents :

  • Ekiden : ouvert au grand public
  • Ekiden – Challenge entreprise : ouvert aux entreprises

Une équipe peut-être mixte ou non et peut comprendre des participants de différentes catégories d’âge.

Chaque coureur ne peut faire partie que d’une seule équipe et en cas d’inscription d’un participant dans des équipes différentes, les équipes en cause seraient immédiatement disqualifiées.

Dans le cas où l’équipe ne comporte pas 6 coureurs, un ou plusieurs membres de l’équipe peuvent courir plusieurs boucles d’affilée. Ils devront cependant se munir des dossards correspondant au numéro de la boucle au sein de l’épreuve (cf article 3).

Chaque participant s’engage à ne pas anticiper le départ et à parcourir la distance complète correspondant à son relais avant de passer le relais ou de franchir la ligne d’arrivée. Le relais est donné par transmission de la puce de chronométrage associée à l’équipe. Le non-respect de cette règle entraînera aussitôt la disqualification de l’équipe.

Article 3 – Déroulement des épreuves

L’Ekiden Grandes Heures Nature se dispute par équipe de 2 à 6 concurrents se relayant sur 3 boucles : l’une de 4,8km sur route, la deuxième de 10,2 km en trail, la 3ème boucle de 7.3km étant un mixte trail/route.

La boucle de 4,8 km sera effectuée par les relayeurs 1,3 et 5.
La boucle de 10,2 km sera effectuée par les relayeurs 2 et 4.

Le dernier relayeur effectuera une boucle de 7,3 km, combinant la première partie du circuit trail et la fin du circuit route.

Les distances par relais sont donc les suivantes :

  •  1er relais = 4,8 km, route
  • 2ème relais = 10,2 km, trail
  • 3ème relais = 4,8 km, route
  • 4ème relais = 10,2 km, trail
  • 5ème relais = 4,8 km, route
  • 6ème relais = 7,3 km, parcours mixte trail/route

Horaire :
Le départ aura lieu à 19h00. Les participants sont invités à rentrer dans la zone de départ à 18h45. Le délai maximum pour parcourir les 42,195 kilomètres est fixé à 5h00 pour chaque équipe. Des barrières intermédiaires seront communiquées ultérieurement. Après 23h30 aucune personne ne quittera le site de départ pour entamer un relai.

Départ de la manifestation Distances Jour / horaires
Parc Chamars, 25000 Besançon 42.195 km Vendredi 24 Juin 2022 / 19h00

Ravitaillements

  • Boucle de 10km trail : ravitaillement au 5ème kilomètre environ.
  • Ravitaillement sur la zone d’arrivée

Article 4 – Inscriptions

L’inscription est obligatoire pour prendre le départ de l’Ekiden Grandes Heures Nature. Elle se fait en ligne sur le site www.even-outdoor.com, accessible également depuis le site web www.grandes-heures-nature.fr. Toute inscription est ferme et définitive, et ne peut faire l’objet de remboursement.

Des inscriptions sur place seront ouvertes à partir du vendredi 24 Juin sur le site du Festival Outdoor Grandes Heures Nature de 125h à 18h30, sous réserve de place disponible et que l’équipe dispose de toutes les pièces nécessaires.

Il est expressément indiqué que les coureurs participent à la manifestation sous leur propre et exclusive responsabilité.

L’épreuve est ouverte aux coureurs licenciés et non licenciés âgés de 16 ans révolus le jour de la course, nés avant le 24/06/2005.

Le certificat médical de non contre-indication à la pratique de sportive en compétition ou une des licences sportives mentionnées, pourra être téléchargée ou présenté lors du retrait des dossards.

La participation à la compétition est subordonnée à la présentation par chaque membre de l’équipe d’un justificatif (liste ci-dessous) transmis via le site d’inscription ou lors du retrait des dossards :

  • d’une licence Athlé Compétition, Athlé Entreprise, Athlé Running délivrée par la FFA, ou d’un« Pass’ J’aime Courir » délivré par la FFA et complété par le médecin, en cours de validité à la date de la manifestation. (Attention : les autres licences délivrées par la FFA (Santé, Encadrement et Découverte ne sont pas acceptées);
  • ou d’une licence sportive, en cours de validité à la date de la manifestation, sur laquelle doit apparaître, par tous moyens, la non contre-indication à la pratique du sport en compétition, de l’Athlétisme en compétition ou de la course à pied en compétition et délivrée par une des fédérations suivantes :
    • Fédération des clubs de la défense (FCD),
    • Fédération française du sport adapté (FFSA),
    • Fédération française handisport (FFH),
    • Fédération sportive de la police nationale (FSPN),
    • Fédération sportive des ASPTT,
    • Fédération sportive et culturelle de France (FSCF),
    • Fédération sportive et gymnique du travail (FSGT),
    • Union française des œuvres laïques d’éducation physique (UFOLEP);
  • ou d’un certificat médical d’absence de contre-indication à la pratique du sport en compétition ou de l’athlétisme en compétition ou de la course à pied en compétition, datant de moins de un an à la date de la compétition, ou de sa copie. Aucun autre document ne peut être accepté pour attester de la possession du certificat médical.

Pour les mineurs, l’inscription ne sera acceptée qu’à la condition qu’une autorisation parentale pour la participation à l’Ekiden Grandes Heures Nature soit remplie.

L’inscription des mineurs à cette manifestation est autorisée dans les conditions suivantes.

  • La personne mineure doit se faire accompagner par un majeur lors de son inscription sur le site Even Outdoor.
  • Le formulaire d’autorisation parentale doit être dûment rempli et retourné par internet.

En cas de manquement à ces conditions, la personne mineure ne sera pas admise au départ et son inscription ne sera pas remboursée.

Ces documents seront conservés par l’organisateur en tant que justificatifs en cas d’accident et jusqu’à 1 semaine après l’événement.

Toute inscription ne sera prise en compte qu’à la condition d’être complète (bulletin d’adhésion dûment complété, autorisation parentale pour les mineurs, règlement effectué) pour toute l’équipe.

Tout engagement est personnel, ferme et définitif, et ne peut faire l’objet de remboursement pour quelque motif que ce soit.

Toute personne  rétrocédant son dossard à une tierce personne sera reconnue responsable en cas d’accident survenu ou provoqué par cette dernière durant l’épreuve. De plus, son équipe sera automatiquement disqualifiée. L’organisation décline toute responsabilité en cas d’accident face à ce type de situation.

Nombre de place :

Equipe Challenge entreprise
Ekiden Grandes Heures Nature 200 équipes / 1200 personnes 75 équipes / 450 personnes

Article 5 – Tarifs

Epreuves Tarif
Ekiden Grandes Heures Nature 80 € / équipe
Ekiden Grandes Heures Nature – Challenge entreprise 110 € / équipe

Des actions promotionnelles (période de réduction, jeux-concours…) peuvent être conduites par l’organisateur. Les tarifs seront modifiés sur des périodes définies.

Article 6 – Dossards

Le retrait de dossard s’effectuera sur le site de Chamars à partir du vendredi 24 Juin 2022 de 15h à 18h45.

La présentation d’une carte d’identité est obligatoire pour retirer un dossard.

L’ensemble des dossards de l’équipe sera donné en une fois, dans une seule et même enveloppe, à condition que le dossier soit complet. La présentation d’une des licences mentionnées à l’article 4 du présent règlement ou du certificat médical de non contre-indication à la pratique du sport ou de la course à pied en compétition pourra être demandée en cas de dossier incomplet.

Toute affectation de dossard est ferme et définitive. Aucun dossard ne sera envoyé par la poste.

Modalité de fixation de dossard :

  • Un dossard pour le participant à fixer de manière visible

Chaque participant devra fixer le dossard correspondant à la boucle effectuée de manière lisible sur la poitrine. Les dossards sont numérotés de 1 à 6 et doivent être portés selon l’ordre des relais. Une puce de chronométrage, une par équipe, servira de témoin pour les passages de relais et pour officialiser le temps de course pour le classement.

Article  7 – Matériel Obligatoire

Il est obligatoire pour prendre le départ de la manifestation d’être en possession du matériel suivant :

  • Chaussures adaptées
  • Réserve d’eau
  • Téléphone
  • Dispositif réfléchissant
  • Lampe frontale

Si le participant ne possède pas le matériel ou si le matériel est défectueux au moment du contrôle avant le départ, l’organisateur ne l’autorisera pas à prendre le départ. Aucun remboursement ne sera effectué.

Article 8  – Jury Officiel

Un jury officiel est présent pour l’épreuve, pour gérer les litiges en lien avec l’organisation et attester des résultats.

Article 9  – Chronométrage

Le chronométrage de l’épreuve est assuré par la société Even Outdoor au moyen de puce de chronométrage. Le dispositif de chronométrage est le temps officiel de l’épreuve et du participant. Les autres objets personnels de chronométrage ne font pas foi.

Tous recours de chronométrage doit être signifiés à l’organisateur qui rendra sa décision après examen de la demande.

Un remboursement pourra être demandé à l’équipe en cas de perte de la puce de chronométrage.

Article 10 – Les récompenses / podiums

Chaque équipe recevra un Welcome Pack pour 6 personnes. Les équipes terminant l’épreuve recevront également un cadeau « finisher ».

Les podiums auront lieux à 23h00

Seront récompensées sur le podium à la fin de la course :

  • 3 premières équipes scratch
  • 3 premières équipes hommes (équipe 100% homme)
  • 3 premières équipes femmes (équipe 100% femme)
  • 3 premières équipes mixtes (mixité 50%)
  • Challenge Entreprises : 3 premières équipes hommes (équipe 100% homme)
  • Challenge Entreprises  3 premières équipes femmes (équipe 100% femme)
  • Challenge Entreprises  3 premières équipes mixtes (mixité 50%)

Pour participer au classement « mixte », une équipe doit  obligatoirement comprendre une représentation féminine de 50% de l’équipe :

  • 1 femme pour les équipes de 2 relayeurs
  • 2 femmes pour les équipes de 4 relayeurs
  • 3 femmes pour les équipes de 6 relayeurs

Seules les équipes présentes à la remise des prix pourront recevoir leurs récompenses. Une équipe ne pourra être récompensée que dans une seule catégorie.

Article 11 – Abandon et litige

Tout concurrent souhaitant abandonner devra se présenter au village afin de remettre son dossard et sa puce électronique de chronométrage. Un abandon volontaire disqualifie l’équipe sans appel.

Toutes blessures d’un concurrent avant son départ ne disqualifie pas l’équipe. Le concurrent blessé devra en référer au juge et transmettre son dossard à un participant de son équipe.

Tous litiges survenus pendant l’épreuve doit être signalés au responsable de course. Seul le responsable est à même de prendre une décision concernant une disqualification, un reclassement et les résultats.

Article 12 – Accompagnateurs

L’accompagnateur pourra être tenu pour responsable de tout accident et/ou incident survenu du fait de sa présence sur le parcours et pourra faire l’objet de poursuites judiciaires. Il est strictement interdit de courir accompagner d’un animal, même tenu en laisse.

Article 13 – Vestiaires et consignes

Un espace « consignes » sera à disposition des concurrents au sein du village du Festival Outdoor Grandes Heures Nature. Les concurrents pourront y déposer leurs affaires et les récupérer dès leur fin de course. Toutefois, l’organisateur décline toute responsabilité en cas de dommages (notamment en cas de vol, de bris, de perte…) subis par les biens personnels des participants déposés à la consigne.

Article 14 – Secours / Dispositif médical

Les secours du Festival Outdoor Grandes Heures Nature sont assurés par des organismes agréés. Un dispositif dédié à la manifestation est mis en place pour porter secours aux participants.

Article 15 – Droits à l’image

Du  fait  de  son  inscription,  le  participant  donne  à l’organisation  un  pouvoir  tacite  pour  utiliser  toute photo ou image concernant l’évènement dans le cadre de la promotion de celui-ci et ce, sur tout support, dans le monde entier, par tous les moyens connus ou inconnus à ce jour, et pour toute la durée de protection actuellement accordée à ces exploitations directes ou dérivées par les dispositions législatives ou réglementaires, les décisions judiciaires ou arbitrales de tout pays ainsi que par les conventions internationales actuelles ou futures, y compris pour les prolongations éventuelles qui pourraient être apportées à cette durée.

Article 16  – Protection des Données Personnelles

Les informations recueillies par Grand Besançon Métropole, responsable du traitement, sont enregistrées dans un fichier informatisé. Nous ne traiterons ou n’utiliserons vos données que dans la mesure où cela est nécessaire à l’organisation de la manifestation. Par l’intermédiaire de notre prestataire, les participants peuvent être amenés, s’ils l’ont accepté à leur inscription, à recevoir des propositions d’autres sociétés ou associations.

Les données sont conservées pendant 1 an. Pendant cette période, nous mettons en place tous moyens aptes à assurer la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles, de manière à empêcher leur endommagement, effacement ou accès par des tiers non autorisés.

L’accès à vos données personnelles est strictement limité au service organisateur de Grand Besançon Métropole dans le cadre de la finalité du traitement.

Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement européen n°2016/679/UE du 27 avril 2016 (applicable le 25 mai 2018), vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, de portabilité et d’effacement de vos données ou encore de limitation du traitement. Vous pouvez également, pour des motifs légitimes, vous opposer au traitement des données vous concernant.

Vous pouvez, sous réserve de la production d’un justificatif d’identité valide, exercer vos droits en contactant le Délégué à la Protection des Données mutualisé de Grand Besançon Métropole à l’adresse dpo@grandbesancon.fr ou par courrier à Grand Besançon Métropole – DPO, 4 rue Gabriel Plançon, 25000 BESANCON.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits et libertés ne sont pas respectés vous pouvez adresser une réclamation à la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (plus d’informations sur www.cnil.fr).

Article 17 – Catastrophes naturelles & autres cas de force majeure

En cas de force majeure, de catastrophe naturelle ou de toutes autres circonstances susceptibles de mettre en danger la sécurité des participants, les organisateurs se réservent le droit d’annuler la manifestation sans que les participants puissent prétendre à un quelconque remboursement.

Article 18 – Assurances

Responsabilité civile : conformément à la loi, les organisateurs ont souscrit une assurance couvrant les conséquences de leur responsabilité civile, celle de leurs préposés et de tous les participants à la manifestation Ekiden Grandes Heures Nature. Un justificatif peut être fourni à tout participant qui en fait la demande.

Article 19 –Assurances des biens personnels

L’organisateur décline toute responsabilité en cas de dommage (vol, bris, perte…) subi par les biens personnels des participants, ce même s’il en a la garde. Les participants ne pourront donc se retourner contre l’organisateur pour  tout dommage causé à leur équipement. La souscription d’une assurance garantissant ces risques est du ressort de chacun.

Article 20 – Modification du règlement

Pour des raisons de sécurité, l’organisateur se réserve le droit de modifier ce règlement, et notamment le nombre de participants à la baisse comme à la hausse.

Article 21 – Acceptation du règlement

L’inscription à la manifestation Ekiden Grandes Heures Nature implique l’acceptation expresse par chaque participant du présent règlement.